Artigo

GESTÃO DE EVENTOS

Não Existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos
publicado em [1/1/2009]

Como já afirmou Peter Drucker, “o gestor é aquele que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que ofereça mais do que a soma de recursos nela investidos”.

Quando se reflete sobre a Gestão de um Evento Corporativo, deve-se em primeiro lugar avaliar o número de variáveis envolvidas e o grau de complexidade que o assunto se reveste, para então se iniciar o seu planejamento.

Um Evento Corporativo está diretamente relacionado à imagem de marca de uma empresa, entidade ou produto, e para sua execução várias atividades devem ser realizadas de forma simultânea, inúmeras pessoas com características e em situações diferentes são envolvidas, quer na operação, quer como participante. Nele, o tempo atua como um instrumento de pressão, a ocorrência de falhas na sua execução é inaceitável, e a sua realização deve ser executada de acordo com o que foi planejado.

Assim, quando se pensa na Gestão de um Evento, o gestor deve valer-se dos conceitos da administração para aplicá-los de forma conveniente e adequada, ao ambiente em que os Eventos acontecem.

Na verdade, não existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos Corporativos, já que os Eventos são de formatos muito distintos e com número de variáveis bem diferentes. A aplicação desses conceitos altera-se de intensidade, conforme a forma, a dimensão, o envolvimento do tempo e de outras tantas variáveis que compõe a sua formatação.

A evolução e o crescimento dos Eventos têm exigido uma nova postura nos estilos pessoais e gerenciais dos gestores, voltados para uma realidade diferenciada e tendo como pano de fundo as mudanças e os novos conhecimentos.

O grande desafio das Empresas tem sido à busca da competência e da capacidade de se organizarem para se adaptarem a importância que os Eventos passaram a ter em seus planos de marketing.
Tornou-se imperioso para as Empresas e Entidades saber participar, saber fazer, saber avaliar e escolher os Eventos para poder fazer um melhor uso de suas verbas de marketing direcionadas a área de Eventos. Hoje existem, por exemplo, mais feiras comerciais para se participar do que verbas para se investir nesse tipo de ação.

E como as estruturas encontram-se cada vez mais enxutas, saber escolher o parceiro adequado que a apóie na melhor escolha do formato do Evento, na utilização dos novos métodos de organização e no uso de novas ferramentas tecnológicas, que buscam reduzir a zero a margem de erros, além de lhe oferecer suporte na avaliação do retorno conseguido sobre os valores investidos, tornou-se fundamental para elas.

Novos métodos de trabalho, atitudes e comportamentos mais criativos, visão mais abrangente do Evento, criaram o clima propício para que novos modelos de Gestão de Eventos se aperfeiçoassem.
Fazer a Gestão de um Evento Corporativo envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de atividades do que se pode supor.

É preciso lembrar que os Eventos envolvem públicos de diferentes áreas, perfis profissionais e linguagens distintas, e que as situações carregam cada vez um número maior de variáveis. Os processos de planejamento e de decisão estão cada vez mais apertados no tempo e os prazos de ação e reação cada vez menores. Num Evento, o Gestor está cada vez mais exposto a uma enorme diversidade de culturas ao mesmo tempo, relacionando-se com vários públicos de interesse (stakeholders) tais como os clientes, imprensa, fornecedores, parceiros, autoridades, funcionários da empresa, pessoal contratado e até voluntários, inclusive de outras nacionalidades, que lhes confere uma característica de multiculturalidade como em poucas outras áreas do management se observa.

E nestes tempos de evolução da tecnologia da informação e da comunicação, as mudanças oferecem constantemente novas oportunidades à inovação na Gestão dos Eventos. Assim, a diferença entre o sucesso e o fracasso de um Evento, estará ligada ao melhor uso dos recursos disponíveis, de acordo com o formato do Evento em questão.

O Gestor de Eventos de hoje precisa estar absolutamente preparado para perceber, refletir decidir e agir com o apoio de todas as ferramentas que esta nova sociedade do conhecimento lhe coloca à disposição. No ambiente de negócios de hoje a inovação, a agilidade, a atenção, a criatividade, a ênfase no talento dos indivíduos e na sinergia do trabalho em equipe, e no uso das ferramentas tecnológicas disponíveis, são fatores que diferenciam uma Gestão de Eventos com qualidade de uma Gestão sem talento.

É preciso buscar as soluções mais adequadas para cada caso, desenvolver as habilidades individuais, repensar o estilo gerencial e os fatores que apóiam a tomada de decisões e aproximar os Eventos cada vez mais das expectativas do público - alvo envolvido.É preciso também rever os conceitos de construção dos Eventos e buscar uma harmonia entre os objetivos de marketing da Organização e as soluções que o mercado oferece para esse tipo de ação mercadológica.

É preciso ainda avaliar os indicadores de desempenho financeiros e não financeiros para que se possa confirmar o acerto das decisões ou encontrar outras formas de participação.Em todos os casos, ao se proceder a Gestão de um Evento Corporativo, é importante que se exercite em profundidade funções como o planejamento, a criatividade, o controle e a gestão das pessoas.

Pode-se dizer que não existe uma função de gerenciamento mais importante que a outra. Mas ao se considerar o Gerenciamento de Eventos, a função do Planejamento assume sem dúvida uma importância maior. Não seria exagero afirmar que a obtenção do sucesso numa Gestão de Eventos advém do fato de ser dado ao seu planejamento uma posição de destaque. Pode-se perfeitamente afirmar que o que se investe de tempo no planejamento se ganha no seu acompanhamento, além de se reduzir com um planejamento bem feito os riscos de falhas e as áreas de tensões na hora de sua implementação.

Seu maior valor está então em reduzir a incerteza, em concentrar a atenção nas metas, gerando unidade de propósito, produzindo uma operação eficiente e garantindo que se estabeleçam sistemas adequados de controle. E é muito importante que se construa um sistema de avaliação do tempo que envolva todas as atividades, e que permita que o fator tempo seja percebido com maior clareza e de certa forma “dominado”.

Mas para que o planejamento se processe é preciso avaliar a função da criatividade.Criar deve ser o primeiro passo no processo de planejamento.Através do pensamento criativo e inovador encontram-se as soluções mais viáveis. E a partir daí o pensamento se organiza para o planejamento que deve ser adequado e fundamentado nas necessidades do Evento. Mas na Gestão de Eventos também é preciso exercer um sistema de controle bem elaborado para que o Evento seja conduzido até o seu final sem perder o seu foco principal.

Controlar o Evento é monitorá-lo no seu desempenho, do sistema aos recursos. Um controle eficaz envolve avaliar o que está sendo feito, comparar resultados com o plano, desenvolver ações para corrigir distorções e se necessário, voltar ao plano original. Nessa perspectiva a área financeira assume vital importância no controle do Evento, já que os orçamentos e a dinâmica de entradas e saídas de valores exercem uma importância enorme no desenvolvimento do Evento.

O controle deve ser expresso em relatórios que permitam a tomada rápida de decisões, além de manter um sistema flexível de ajustes e de informação.

Mas não menos importante é a Gestão de Pessoas envolvidas num Evento.

O Gestor faz a gestão do evento através de pessoas. Para isso é preciso manter a equipe informada e motivada sobre o Evento como um todo para que esteja sempre interessada na realização de suas atividades.

E lembrando que os eventos são de natureza transitória, o treinamento de pessoal mais do que nunca precisa ser incentivado. De uma maneira geral as pessoas gostam de receber orientação ao invés de apenas executarem suas tarefas sob pressão.E quanto mais treinamento, melhor para a qualidade do Evento.

Além do treinamento, conseguir parceiros e voluntários capacitados e qualificados é um esforço que precisa ser feito para que qualquer Evento tenha sucesso.

Mas a construção de um Sistema de Gestão de Eventos deve levar em consideração ainda alguns fatores adicionais que o tornam mais complexo. É importante uma atenção especial em relação às delegações de autoridade, às tomadas de decisão e ao gerenciamento das crises.

Em um Evento não existe espaço para a hesitação.Sempre que possível deve ser utilizado o conhecimento do grupo para a formação de muitas das decisões. Da mesma forma, a delegação de autoridade nas pequenas decisões deve ser incentivada, porque todos se sentem com uma parcela de responsabilidade e procuram contribuir da melhor forma.

E as pessoas precisam receber funções que estejam à altura de suas capacidades, pois sempre que a delegação é planejada, com clareza e não exija muito tempo para ser entendida ela ajuda a multiplicar os resultados.

O Gestor deve finalmente ter a habilidade de solucionar problemas e superar crises, com agilidade e alto grau de acerto, já que essa área não permite que a solução fique para depois. Um bom Gestor de Eventos enfrenta crises e deve lidar com elas de forma calma e eficaz, e é essa habilidade um pré - requisito fundamental para as pessoas que ocupam posições importantes no gerenciamento de Eventos.

Assim as habilidades analíticas do gestor devem ser fortalecidas e ele deve concentrar boa parte de seu esforço no desenvolvimento de suas qualificações pessoais, porque ele precisa ter muitas habilidades para conseguir levar avante sua tarefa: Ele deve ser acessível, decidido, esforçado, flexível, informado, inovador, firme, justo, carismático, criativo, compreensivo, democrático, diligente, motivador entusiasta, organizado, analítico, e muito atento a tudo que se desenvolve a sua volta.

Por isso ele tem que ser preciso e sistemático na abordagem de cada problema, e não pode negligenciar nenhum detalhe, por menor que seja.

E por fim, ele deve construir a inteligência da Gestão reunindo parceiros e colaboradores em torno do processo de construção de valor para o Evento e alinhar as pessoas em torno desses valores desenvolvidos.

E como a Gestão de um Evento Corporativo não pode ser realizada por uma empresa só e muito menos por uma pessoa só, sempre terá que ter alguém assumindo a responsabilidade de cada uma das tarefas de um Evento por menor que ela seja e por mais rápido que aconteça.

Mas que o Gestor do Evento deve saber quem é, onde está e o que vai fazer.Pois como já disse Elridge Cleaver, “ou você é parte da solução, ou é parte do problema...”.

FONTE::.. José Eduardo de Souza RodriguesDiretor SuperintendenteOffice Brasil