SÃO PAULO - Como se não bastasse a crise para apertar parte do orçamento das companhias destinado a viagens corporativas, o risco de uma pandemia — por conta, desta vez, a disseminação do vírus H1N1 — o mercado mundial desse tipo de movimento deve cair cerca de 20% no acumulado de 2009, conforme previsão da Amadeus, empresa global de soluções de TI e distribuição para o mercado de viagens e turismo.
O gasto — que fica em terceiro lugar dentre os mais importantes de uma multinacional, atrás somente de despesas com funcionários e fornecedores — foi pauta, inclusive, de evento realizado no Brasil no fim de abril pelo Comitê de Turismo da Câmara Britânica de Comércio e Indústria.
Segundo Indicadores Econômicos de Viagens Corporativas (IEVC) apresentados no evento, as receitas de viagens corporativas nos segmentos de hospedagem, transporte aéreo e locadora devem atingir R$ 18,32 bilhões em 2009.
Em visita feita recentemente ao Brasil para disseminar seus negócios — provando que ainda existe espaço para a ação empresarial cara-a-cara — o vice-presidente da Amadeus, Albert Pozo, e o diretor para América Latina, Christian Baillet, concederam entrevista exclusiva aoFinancialWeb, apontando o que um CFO deve priorizar em momentos de redução dos planos de custos.
A companhia fornece softwares de gestão de viagens corporativas que centralizam os dados e otimizam o processo, com a promessa de gerar economia de, ao menos, 20%, em termos de produtividade. Mas os ganhos com renegociação de contratos podem ser ainda superiores.
FinancialWeb: Qual é o maior desafio do CFO em planejar viagens corporativas e qual a importância desse gasto no orçamento da empresa?Albert Pozo: O maior problema é a composição de inúmeros problemas. É preciso ter um planejamento específico, com estratégia sobre quais políticas de viagens você deseja aplicar. Se houver uma política para cada pessoa da companhia, perde-se a oportunidade de estruturar uma estratégia efetiva. É preciso saber qual companhia área, qual classe de serviços cada um deve utilizar.
O CFO hoje em dia é responsável por tornar o planejamento mais efetivo, principalmente agora, no que diz respeito ao máximo de redução de custos por conta da crise. E as viagens representam uma grande porcentagem dos custos da empresa. Em empresas multinacionais, costuma haver seis viagens por empregado ao ano. Claro, existem companhias que 10% dos empregados viajam, em outras, 40%. Isso varia muito
Christian Baillet: normalmente é o terceiro principal gasto da companhia, logo atrás dos funcionários e fornecimentos externos.
FW: E qual seria a melhor forma de planejar esses custos?
AP: Quanto maior você é como companhia, mais você gasta com viagens. E como um CFO, você enfrenta um problema se não tiver uma política clara de definida para sua corporação, porque o gasto virá de acordo com o tipo de indivíduo. E isso nem sempre é o melhor caminho, porque nem sempre ele está apto para definir quais são as melhores opções para uma viagem. Então um dos principais objetivos que um CEO deveria ter é uma clara definição para sua política de viagem, que poderá definiro pedido de viagem para que os gastos que serão feitos na companhia sejam executados efetivamente.
FW: Como tomar essa decisão?
AP: Para fazer essas decisões é preciso entender como a companhia funciona. Aí você pensa: certo, tenho 1,5 mil escritórios diferentes no mundo, e não preciso de uma agência de viagem diferente para cada uma, de um sistema diferente, e muito frequentemente é preciso interligar os sistemas, como um CFO. A implementação de um sistema permite automatizar toda essa política. Essa ferramenta vai desde a liberação de viagem até o sistema de integração financeira. Se você é capaz de implementar esses passos diferentes, então, você tem a segurança de ter visão em tempo real se os seus viajantes estão seguindo a política, você pode tomar decisões, renegociar os contratos, porque saberá exatamente quanto gastou em determinado hotel e em determinada empresa aérea. Para viajar o mesmo tanto com um custo menor.
Além disso, é possível utilizar melhor o tempo. Na Europa, por exemplo, existem muitas ligações via trem. Elas podem demorar mais um pouco em determinadas situações, mas o executivo pode trabalhar com seu laptop durante o caminho, o que não ocorre quando ele está voando. É um ganho indireto.
FW: Quanto uma empresa consegue economizar com esse sistema?
AP: Pode variar. Temos algumas perigosas, mas tempos exemplos de clientes que implementaram o produto, com automatização de agendamentos e integração com os sistemas, e economizaram entre 20% e 30% em produtividade.
Uma companhia que envolve um número de indivíduos para revisar, agendar e ficar responsável pelo agendamento das viagens, para integrar todas as informações e recibos de restaurante, muito disso é manual. Muitas companhias preenchem um formulário, ou manda e-mails, e as pessoas cometem erros no meio do caminho. Além disso, temos o próprio custo da transação que pode ser revisto. Porque, com a visão, a companhia tem capacidade de fazer uma negociação melhor do que a atual.
Mas além da viagem em si, existem muitos outros custos que ficam invisíveis nesse processo, como o de refeições, táxis e outros. Acredite ou não, a conta de uma viagem vai muito além do trajeto aéreo. Um exemplo: a maioria das companhias faz muitas vezes o mesmo trajeto, cerca de 80% do caminho percorrido não muda. Então é possível conseguir fechar pacotes com prestadores de serviços, como restaurantes e transportes. É preciso saber que a maior parte das despesas não estão no ar.
Com o sistema, é possível verificar não apenas a passagem aérea, mas os outros custos que a compõem e que não necessariamente são fáceis de comparar. Comparar companhias áreas é muito mais fácil porque os preços estão lá.
FW: E os impactos da crise financeira internacional e, agora, o risco de pandemia, por conta do vírus H1N1, a chamada “gripe suína”?
AP: As empresas estão limitando o numero de viagens. Nos casos de destino, por exemplo, as companhias decidiram o seguinte: em duas semanas vamos deixar de viajar para o México para ver o que está acontecendo. Logo que ocorreu o surto houve uma queda, mas agora está havendo uma retomada, porque foi verificado que o problema não é tão sério quanto se imaginava.
No que diz respeito à crise, as corporações estão selecionando melhor suas viagens. Se uma empresa corta 20% de seus gastos com viagem, isso não significa necessariamente que ela reduzirá suas viagens em 20%: se você faz a coisa direito, você pode reduzir. Você precisa ser esperto ao renegociar suas viagens. E precisa ter o sistema.
Com um orçamento reduzido, é possível manter as operações. Porque limitar gastos com viagens não limitam apenas as viagens em si, mas os negócios. É preciso ter um plano para saber o que você pode pagar e o que você consegue manter. Se você tem um bom retorno em determinada viagem, não tem por que cortar. Por que você não está limitando apenas uma viagem, mas seus negócios.
FW: Qual será o impacto dos problemas nos resultados do mercado?
AP: Ao menos 20%, em escala global.
Não estamos afetados ano a ano. O numero de clientes que estão adotando nossas políticas são maiores que 20%. Nós quase dobramos no ano passado, tivemos um aumento de 90%. Esperamos, neste ano, avanço de 30% a 40% - o que já será uma boa notícia.
Fonte: www.financialweb.com.br
