Por Celso Tomé Rosa, Administradores.com.br
Para controlar os gastos com viagens de negócios de seus colaboradores, normalmente, as empresas seguem o seguinte processo: o executivo insere os detalhes sobre os gastos numa planilha de Excel, imprime essa planilha, anexa os recibos e passa para o departamento responsável para aprovação das despesas – muitas vezes isso é feito por carta registrada, o que aumenta ainda mais os custos.
Depois de aprovado, os dados são inseridos no sistema financeiro para que sejam processados. O problema é que as planilhas de cálculo não automatizam o processo. Muito pelo contrário, além de nem sempre realizarem uma gestão eficiente, dos dados, elas apenas o deixam mais lento e caro.
Para minimizar esse problema, as grandes empresas já vêm adotando avançadas tecnologias para fazer essa gestão. Segundo pesquisa realizada pelo Grupo Hackett, 70% das grandes companhias utilizam ferramentas automatizadas para administrar esses custos. Contra 30% das empresas de médio porte. E a diferença que isso gera nos resultados da empresa é enorme: de acordo com a pesquisa, fazer esse processo por meio de sistemas informatizados permite uma economia de 40% em relação aos processos manuais. Para uma empresa que processa milhares de relatórios de despesas anuais, a economia é considerável.
Naturalmente, dar maior visibilidade e analisar os gastos que a empresa tem, melhorando, consequentemente, a política de gastos, são razões tão importantes quanto a diminuição do tempo para inserir, aprovar e reembolsar o que foi gasto. Num estudo publicado pelo Grupo Aberdeen, analistas destacaram outras quatro razões para adotar softwares específicos para esse fim:
Redução de orçamento, como resposta direta à crise financeira global que é considerada a razão mais importante; O custo variável das viagens; Os altos gastos para o processamento dos gastos; A necessidade de cumprir com as regras financeiras da empresa e, também, requisitos regulamentares.
Outro ponto que pode contribuir para melhorar o desempenho da gestão desses gastos é a adoção de políticas consistentes de viagens, apoiadas pelo uso de uma solução automática de controle dos gastos. Porém, se esse controle for manual, mesmo com a implantação de políticas, os gestores não conseguiram saber se essas normas foram, ou não, cumpridas.
Finalizando, embora o corte de gastos seja uma das prioridades das organizações, isso não pode afetar as vendas e baixar o nível dos serviços oferecidos ao cliente. Por isso, a melhor estratégia é, sem dúvida, administrar os gastos com as viagens como parte de uma forma integrada de gestão, que incorpore a automatização do reembolso de despesas.
Fonte: Portal da Administração
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Pergunta: Este gerenciamento é realizado na sua empresa? De que forma?
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